Vores oplysningspligt

1.1) I henhold til databeskyttelsesforordningens artikel 13 skal den dataansvarlige på det tidspunkt, hvor denne indsamler personoplysninger, give de registrerede de informationer, der fremgår af denne persondatapolitik. 

1.2 I denne persondatapolitik kan du således læse om, hvordan vi behandler dine personoplysninger, når du skriver til BESTBID.DK på en af vores e-mail adresser, når du benytter vores kontaktformular eller tilmelder dig vores nyhedsmail.

Vi er dataansvarlig - sådan kontakter du os

2.1) BESTBID.DK er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, du sender til os. Kontakt os her:

Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger

3.1) Vi behandler dine personoplysninger for at kunne opfylde formålet med din henvendelse. Vi behandler endvidere dine personoplysninger for at kunne administrere vores sager effektivt og hensigtsmæssigt.

3.2) Når du skriver til os via en af vores e-mail adresser eller henvender dig til os ved brug af vores kontaktformular, behandler vi dine personoplysninger for at kunne besvare din henvendelse.

3.3) Når du tilmelder dig vores nyhedsmail, behandler vi dine personoplysninger for at kunne sende dig vores nyhedsmails. Ved tilmelding til vores nyhedsmail sendes en e-mail til den tilmeldte e-mail adresse, hvori modtageren anmodes om at bekræfte sit ønske om at modtage nyhedsmailen. Med dette samtykke sikrer vi, at der er identitet mellem den person, der har tilmeldt sig nyhedsmailen og nyhedsmailens faktiske modtager. 

3.4) Retsgrundlaget for behandlingen af personoplysninger findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b. Behandling af oplysninger om personnumre sker af identificeringsformål, jf. databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

Overførsel til tredjelande  

4.1) I nogle tilfælde overfører vi personoplysninger til USA for at muliggøre den nødvendige IT-systemmæssige understøttelse af vores virksomhedsdrift. I disse tilfælde findes retsgrundlaget for overførslen i EU-kommissionens tilstrækkelighedsafgørelse af 10. juli 2023, der fulgte efter Data Privacy Framework-aftalen mellem EU og USA.

Hvilke personoplysninger behandler vi

5.1) En “personoplysning” er enhver information om en identificeret eller identificerbar fysisk person (“den registrerede”). I forbindelse med en sags oprettelse, behandling og afslutning  behandles de mest almindelige personoplysninger såsom navne, adresser, telefonnumre, e-mail adresser og fødselsdatoer.

5.2) Med henblik på gennemførelse af de i hvidvaskloven foreskrevne kundekendskabsprocedurer, der har til formål at sikre oplysninger om de fysiske personer, der enten er klienter eller tilknyttet en klientvirksomhed hos BESTBID.DK, er det nødvendigt, at behandle oplysninger om personnumre, jf. også databeskyttelseslovens § 11, stk. 2.

5.3) Oplysninger om strafbare forhold eller andre lovovertrædelser, sker med hjemmel i databeskyttelseslovens § 8 og databeskyttelsesforordningens artikel 10. Sådanne oplysninger kan behandles i forbindelse med BESTBID.DK’s kundekendskabsprocedurer og/eller såfremt, BESTBID.DK bistår en klient med indhentelse af en serviceattest fra Erhvervsstyrelsen som grundlag for tildelingen af en offentlig kontrakt, jf. udbudslovens § 151.

5.4) Vi behandler ikke følsomme personoplysninger som nævnt i databeskyttelsesforordningens artikel 9.

Hvem modtager dine personoplysninger

6.1) Hos BESTBID.DK kan dine personoplysninger kun ses de medarbejdere, der har et arbejdsrelevant behov herfor. Dine personoplysninger er endvidere synlige for vores databehandlere i form af vores understøttende IT-leverandører. Derudover deles dine personoplysninger kun med eksterne parter, når det er nødvendigt, og når der i øvrigt er et lovligt grundlag for en sådan videregivelse.

Hvornår sletter vi dine personoplysninger

7.1) Dine personoplysninger bliver som udgangspunkt slettet fra vores registre, når de ikke længere er nødvendige for opfyldelsen af de formål, som de oprindeligt blev indhentet til.

7.2) Sagsakter (med de personoplysninger, som måtte være indeholdt heri), skal i henhold til de advokatetiske regler opbevares i “en passende periode”, hvilket som et udgangspunkt er 5 år regnet fra sagens afslutning, jf. Advokatrådets anbefaling. For visse dokumenter af retsskabende karakter anbefales en længere opbevaringsperiode. BESTBID.DK følger Advokatrådets anbefalinger, således at sagsakter opbevares i mindst 5 år efter sagens afslutning.

Hvad er dine rettigheder

8.1) Som registreret har du i medfør af databeskyttelsesreglerne en række rettigheder. De beskrives herunder:

1. Indsigtsret. Du har som registreret ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række hertil knyttede informationer. Indsigtsretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 15.

2. Berigtigelsesret. Du har som registreret ret til at kræve berigtigelse af urigtige oplysninger, som vi har registreret om dig. Med berigtigelsesretten kan du også kræve, at der føjes yderligere oplysninger til de allerede registrerede oplysninger, hvis disse må anses at være ufuldkomne. Berigtigelsesretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 16.

3. Sletningsret. Som registreret har du i nogle tilfælde ret til at få slettet oplysninger om dig, før det tidspunkt, hvor vi i øvrigt havde planlagt at slette dine oplysninger, jf. punkt 7 ovenfor. Sletningsretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 17.

4. Begrænsningsret. Du kan som registreret have ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset, hvis der eksempelvis er tvivl om rigtigheden af de behandlede personoplysninger. Begrænsningsretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 18.

5. Underretningsret. Hvis du som registreret gør brug af dine ovennævnte rettigheder om berigtigelse, sletning eller begrænsning, kan du kræve, at vi som dataansvarlig underretter enhver anden dataansvarlig, som dine personoplysninger er videregivet til, om din udnyttelse af disse rettigheder. Underretningen skal således sikre, at alle er vidende om, at der er sket ændringer i forhold til behandlingen af dine personoplysninger. Underretningsretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 19.

6. Dataportabilitetsret. Som registreret har du ret til at modtage vores registrerede personoplysninger om dig i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format, ligesom du under visse betingelser kan kræve, at vi videresender dine personoplysninger til en anden dataansvarlig efter din instruks. Dataportabilitetsretten fremgår af databeskyttelsesforordningens artikel 20.

7. Indsigelsesret. Som registreret har du ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger i medfør af databeskyttelsesforordningens artikel 21. Bestemmelsen fastslår, hvorledes vi som dataansvarlig skal forholde os i tilfælde af en indsigelse, hvilket blandt andet beror på det konkrete retsgrundlag for behandlingen af dine personoplysninger.

Klage til Datatilsynet

9.1) Som registreret kan du klage til Datatilsynet over vores behandling af dine personoplysninger. De nødvendige oplysninger finder du på Datatilsynets hjemmeside: www.datatilsynet.dk.

9.2) Hvis du har spørgsmål vedrørende vores behandling af dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte os ved brug af kontaktoplysningerne i punkt 2.1) ovenfor.

Version 1.0 - Juni 2024