Hvad er TENDERWATCH™?

1.1) TENDERWATCH™ er BESTBID.DK’s digitale overvågningstjeneste, der finder og giver skriftlig besked til den abonnerende virksomhed (herefter benævnt “abonnenten”) om alle offentlige udbud fra Danmark og EU, der er relevante for abonnenten.

1.2) Med et TENDERWATCH™ abonnement får abonnenten skriftlig besked om de forretningsmuligheder, der opstår, når offentlige ordregivere sender deres indkøbsbehov i udbud. Og som en fast del af abonnementet får abonnenten sammen med den skriftlige besked et koncentreret resumé med de vigtigste informationer om udbuddet.

1.3) Gennem et TENDERWATCH™ abonnement får abonnenten således et stærkt grundlag for sin beslutning om at deltage eller ikke at deltage i det pågældende udbud. TENDERWATCH™ handler nemlig om overblik, beslutning og handling.

Generelt

2.1) Disse abonnementsvilkår gælder for alle aftaler, der indgås mellem abonnenten og BESTBID.DK om sidstnævntes overvågning af udbudsmarkedet for abonnenten ved brug af BESTBID.DK’s overvågningstjeneste TENDERWATCH™.

2.2) Udover disse abonnementsvilkår består aftalegrundlaget mellem abonnenten og BESTBID.DK af de individuelt aftalte vilkår, som gælder for den konkrete overvågning, jf. nedenfor om de af parterne fastsatte søgekriterier, priser mv.

2.3) Kommunikation mellem abonnenten og BESTBID.DK foregår som udgangspunkt via e-mail, og det er derfor et krav, at abonnenten har en aktiv e-mail adresse. Det er i den forbindelse abonnentens ansvar at give skriftlig meddelelse til BESTBID.DK, hvis den til abonnementet tilknyttede e-mail adresse ønskes ændret.

Aftaleindgåelse

3.1) Overvågningen skræddersys til den enkelte abonnent, så der kun søges på udbud, der falder inden for abonnentens forretningsområde, og som opfylder de aftalte søgekriterier til f.eks. ydelseskategorier, geografi og den udbudte kontrakts værdi.

3.2) Efter virksomhedens henvendelse til BESTBID.DK er processen for indgåelse af en abonnementsaftale sædvanligvis som følger:

1. Virksomheden og BESTBID.DK fastlægger de konkrete søgekriterier.

2. BESTBID.DK udarbejder tilbud og sender til virksomheden.

3. Tilbud accepteres eller afvises.

4. Hvis tilbuddet accepteres, igangsættes overvågningen.

3.3) Som grundlag for BESTBID.DK’s tilbud, jf. punkt 3.2) 2. undersøges det, hvor mange relevante udbud (hits) de aftale søgekriterier gennemsnitligt har genereret per måned i de foregående 12 måneder på henholdsvis udbud.dk og TED. Se punkt 5 nedenfor, hvordan disse data bruges ved fastlæggelse af den tilbudte abonnementspris.

Hvad omfatter et TENDERWATCH™ abonnement?

4.1) Med et TENDERWATCH™ abonnement modtager abonnenten senest 36 timer efter et udbuds offentliggørelse på udbud.dk eller TED (Tender Electronic Daily) en e-mail, der sendes til den af abonnenten oplyste e-mailadresse. Med offentliggørelse forstås BESTBID.DK’s modtagelse af besked om offentliggørelsen fra udbud.dk eller TED.  

4.2) E-mailen indeholder et udbudsresumé i (1-2 sider i pdf.) udarbejdet af BESTBID.DK med de vigtigste informationer om udbuddet, som abonnenten kan bruge som beslutningsgrundlag for sin eventuelle deltagelse i udbuddet. E-mailen indeholder også en pdf-version af den offentliggjorte udbudsbekendtgørelse og en pdf-version af ordregiverens  udbudsbetingelser, hvis disse foreligger. Via links i udbudsresuméet og udbudsbekendtgørelsen vil abonnenten kunne tilgå det fulde udbudsmateriale, eventuelt efter først at have registreret sig på den af ordregiveren anvendte udbudsplatform.

4.3) E-mailen kan også indeholde tilbud fra BESTBID.DK til abonnenten om på forskellig vis at bistå abonnenten med udbudsfaglig ekspertise i forbindelse med abonnentens (ansøgning om) deltagelse i udbudsprocessen.

4.4) Når BESTBID.DK rettidigt har afsendt den ovenfor beskrevne e-mail med det anførte indhold til den korrekte e-mail adresse, har BESTBID.DK opfyldt sine forpligtelser i henhold til den indgåede TENDERWATCH™ abonnementsaftale. En eventuel aftale mellem BESTBID.DK og abonnenten om førstnævntes bistand til abonnenten i forbindelse med dennes (ansøgning om) deltagelse i udbudsprocessen, jf. punkt 4.3 ovenfor, ligger således uden for TENDERWATCH™ abonnementsaftalen. For en sådan aftale om udbudsfaglig bistand gælder BESTBID.DK’s almindelige Forretningsbetingelser. En TENDERWATCH™ abonnementsaftale indeholder ikke rådgivningsydelser af nogen art.

4.5) TENDERWATCH™ overvåger ikke offentlige ordregiveres hjemmesider for annonceringer om indkøb som foretages efter udbudslovens afsnit V, dvs. hvor kontraktværdien er mindre end tærskelværdien for EU-udbudspligt, og hvor kontrakten vurderes at være uden grænseoverskridende interesse. Sådanne offentlige indkøb indgår kun i overvågningen, hvis de tillige annonceres på udbud.dk.

Pris, regulering og betaling

5.1) Oprettelsen af TENDERWATCH™ abonnement er gratis og inkluderer afholdelse af et online opstartsmøde af ca. 1 times varighed med det formål at fastlægge de ønskede søgekriterier, herunder ydelseskategorier, geografi, kontraktværdi mv.

5.2) Abonnementsprisen er bindende i 12 måneder fra aftaleindgåelsen og baseret på en fast prisstruktur, som giver stor budgetsikkerhed. Abonnementsprisen består af:

• Basispris

  Basisprisen opkræves som et fast månedligt vederlag for abonnementets administration mv. og er således uafhængigt af antallet af relevante udbud. Basisprisen for nye abonnenter udgør aktuelt 499 kr./md.

• Brugerpris

  Brugerprisen opkræves som et fast månedligt vederlag for BESTBID.DK’s ydelser i henhold til punkt 4 ovenfor. Brugerprisen, som er fast i perioder á 12 måneder fra abonnementsaftalens indgåelse, beror på det gennemsnitligt forventede antal relevante udbud (hits) inden for de fastsatte søgekriterier således:

  • Forventet 1 eller færre udbud/md. = 0 kr./md.

  • Forventet mere end 1 og færre end 5 udbud/md. = 1.999 kr./md.

  • Forventet 5 eller flere udbud/md. (dog maks. 10) = 3.999 kr./md.

  • Forventet flere end 10 udbud/md. = individuel prisaftale

5.3) Det forventede antal udbud/md. fastlægges på baggrund af, hvor mange relevante udbud der i gennemsnit har været offentliggjort pr. måned i de foregående 12 måneder på tværs af udbud.dk og TED. Med relevante udbud forstås i den forbindelse udbud, der matcher de af abonnenten efterspurgte søgekriterier vedrørende f.eks. ydelseskategorier, geografi og den udbudte kontrakts værdi. Udbud, der efter offentliggørelse er blevet annulleret og offentliggjort på ny inden for den anførte 12 måneders periode, medregnes alene som ét relevant udbud.

5.4) Brugerprisen ligger fast i 12 måneder fra abonnementsaftalens indgåelse. BESTBID.DK kan således ikke i denne periode kræve en forhøjelse af den aftalte brugerpris, selvom det faktiske antal relevante udbud viser sig at overstige det forventede antal udbud i et omfang, der ville have ført til en højere brugerpriskategori, jf. 5.2) ovenfor. Tilsvarende kan abonnenten ikke kræve en reduktion af den aftalte brugerpris, selvom det det faktiske antal relevante udbud viser sig at være lavere end det forventede antal udbud i et omfang, der ville have ført til en lavere brugerpriskategori, jf. 5.2).  

5.5) For at sikre gennemsigtighed i den tilbudte brugerpris kan en virksomhed forud for indgåelsen af en abonnementsaftale skriftligt bede BESTBID.DK om at få tilsendt en liste med de relevante udbud, der er lagt til grund for beregningen af den tilbudte brugerpris. En sådan skriftlig anmodning har suspenderende virkning for en eventuelt fastsat frist for antagelse af BESTBID.DK’s tilbud.

5.6) BESTBID.DK er berettiget til én gang årligt med virkning for et nyt kalenderår at regulere basis- og brugerpriserne nævnt i punkt 5.2) ovenfor på baggrund af udviklingen i Danmarks Statistiks nettoprisindeks fra og med januar til og med december i det foregående år. De regulerede priser afrundes til nærmeste ‘99 kr.

5.7) Fakturering sker månedsvis bagud med en betalingsfrist på 8 dage. BESTBID.DK forbeholder sig at opkræve renter og rykkergebyrer i overensstemmelse med rentelovens regler herom i tilfælde af abonnentens forsinkede betaling.

Fornyelse og ophør

6.1) Abonnementsaftalen er fortløbende og fortsætter, indtil den opsiges af abonnenten eller af BESTBID.DK, jf. punkt 6.2) - 6.4) herunder.

6.2) Abonnenten kan uden nærmere begrundelse opsige sit TENDERWATCH™ abonnement med 3 måneders varsel til udgangen af en måned.

6.3) BESTBID.DK kan uden nærmere begrundelse opsige et TENDERWATCH™ abonnement med 12 måneders varsel til udgangen af et kalenderår.

6.4) BESTBID.DK kan også opsige et TENDERWATCH™ abonnement i følgende tilfælde:

1. Hvis det faktiske antal relevante udbud i den senest overståede 12 måneders abonnementsperiode har oversteget det forventede antal udbud i et omfang, der placerer det faktiske antal relevante udbud i en højere brugerpriskategori, jf. 5.2). I et sådant tilfælde kan BESTBID.DK senest 30 dage efter abonnementsperiodens udløb skriftligt opsige et TENDERWATCH™ abonnementet med 3 måneders varsel til udgangen af en måned. Parterne kan gentegne abonnementsaftalen på nye (pris)vilkår, hvis det ønskes. Opsiger BESTBID.DK ikke rettidigt abonnementet (senest efter 30 dage), fortsætter abonnementet i en yderligere 12 måneders abonnementsperiode på de hidtil gældende vilkår inkl. basis- og brugerpris.

2. Hvis BESTBID.DK beslutter helt at lukke TENDERWATCH™ abonnementsordningen, eller hvis ordningen ændres på en måde eller i et omfang, der i væsentlig grad påvirker parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser overfor hinanden. En sådan ekstraordinær opsigelse skal vedlægges en skriftlig begrundelse, der redegør for de relevante omstændigheder. BESTBID.DK kan i disse tilfælde opsige et TENDERWATCH™ abonnement med 1 måneds varsel til udgangen af en måned.

Misligholdelse og ansvarsbegrænsning mv.

7.1) Parternes indbyrdes rettigheder og forpligtelser i tilfælde af misligholdelse følger dansk rets almindelige regler, jf. dog punkt 7.2) og 7.3) herunder.

7.2) Ingen af parterne er ansvarlige for den anden parts indirekte tab, herunder, men ikke begrænset til, tab af forretningsmuligheder, avancetab, tab af data, tabt omsætning eller fortjeneste, driftstab, image- eller omdømmemæssige tab samt omkostninger forbundet med genopretning af data eller systemer.

7.3) I tillæg til punkt 6.4) ovenfor kan BESTBID.DK opsige et TENDERWATCH™ abonnement med 1 måneds varsel til udgangen af en måned, hvis abonnenten inden for en 12 måneders abonnementsperiode har været forsinket med sin betaling for tre eller flere måneder, uagtet om disse måneder er sammenhængende eller ej.

Behandling af personoplysninger

8.1) I forbindelse med oprettelsen og den løbende administration af TENDERWATCH™ abonnementerne behandler BESTBID.DK visse personoplysninger i form af navn og e-mailadresse på abonnenten, hvis denne er en fysisk person, eller på den person, som agerer på vegne af abonnenten, hvor denne er en virksomhed. I BESTBID.DK’s persondatapolitik kan man læse mere om, hvordan vi behandler personoplysninger.

Version 1.0 - Oktober 2024